La rapidez y agilidad con la que gestionamos el proceso de alta un paciente nuestra clínica es muy importante para garantizar su satisfacción. No hay nada más molesto que después de haber cumplimentado un papel con tus datos, firmar los consentimientos y RGPD… Todavía deba debamos esperar a que se introduzcan los datos en el sistema para que, por ejemplo, se pueda agendar su próxima cita o bien nos pueda atender el doctor.
El proceso de alta del paciente empieza en la primera llamada telefónica
El proceso de alta de un paciente puede comenzar de una estas formas:
El paciente llega al centro, nos llama por teléfono o nos envía un WhatsApp para pedirnos cita
Un paciente llega a nuestra clínica y nos solicita una cita. Aunque el paciente nos indique qué es la primera vez que acude a nuestra clínica, debemos asegurarnos que no existe en nuestra base de datos. Lo buscamos nuestra base de datos, por nombre, apellidos, NIF o teléfono. Si no lo encontramos, podemos crear una cita para un paciente nuevo. Le solicitamos los datos mínimos necesarios y le damos la cita. Podemos aprovechar para solicitar algún dato más, como la dirección de correo electrónico o el NIF.
Ahora es cuando nuestra aplicación de gestión debería permitir que el paciente pueda completar sus datos desde su teléfono móvil. Una buena forma de hacerlo es enviándole un enlace a su teléfono para que complete un formulario.
El paciente solícita usa nuestro portal de cita online
Si disponemos de un portal de cita online como el que ofrece Nubimed de forma gratuita. El portal de cita debería registrar de forma automática los pacientes en nuestra clínica cuando estos solicitan una cita. El funcionamiento seria similar a cuando un paciente nos llama para pedir cita, primero comprobar que este paciente no existe. El sistema debería hacerlo solicitando datos que deben ser únicos, como el NIF. Si el sistema no lo detecta, será entonces cuando deba almacenar los datos introducidos por el paciente y crear su ficha.
En este momento, una vez gestionamos la petición de cita, la aplicación de gestión clínica debería permitirnos enviar al paciente un enlace para que el mismo complete sus datos.
Avanzar toda la burocracia en el alta del paciente
Una vez recogidos los datos de contacto del paciente y almacenados en nuestra aplicación de gestión para clínicas, debemos tratar de que el paciente firme todos los documentos que necesitamos. Hay dos documentos que generalmente siempre deben completarse antes de la primera visita
- Ley de protección de datos o reglamento general de protección de datos: Es el documento en el que el paciente nos autoriza con la recogida y el almacenamiento de sus datos.
- Historial clínica: Dependiendo de la especialidad y del centro, el historial clínico constará de unas preguntas u otras de carácter médico que el paciente debe contestar para almacenar estos datos junto a su ficha. Preguntas del tipo: ¿Es usted alérgico a algún medicamento? o ¿Está usted embarazada?, son preguntas típicas que el paciente o la paciente deberá responder.
Estos tipos de documentos se pueden cumplimentar y firmar en el momento en el que el paciente llegue a la clínica o bien, lo ideal es que nuestra aplicación para gestionar centros médicos nos permita la posibilidad de enviar estos documentos por correo para que el paciente los lea, los complete y los firme.
El check-in significa la conclusión del proceso de alta
Si hemos seguido el proceso descrito en apartados anteriores tendremos lo siguiente:
- El paciente llega a la clínica con sus datos de contacto completos y su ficha creada en Nubimed
- Ha completado y firmado su historial clínico
- Le hemos enviado los documentos necesarios para tratar sus datos y ya los tenemos firmados en su ficha.
Cuando lo recibimos no necesitamos imprimir papeles y esperar a que el paciente nos espere, solo quedaría por comprobar si falta algún dato o si falta algún documento que nuestra clínica considera de firma obligatoria. Si todo es correcto, podemos indicarle al paciente que espera a que el doctor pueda atenderle. Con este sencillo proceso hemos disminuido el tiempo de trabajo de recepción cuando llega un paciente a nuestro centro.
