Uno de los errores que pueden cometer las clínicas dentales es no hacer un buen seguimiento de los pacientes. En ocasiones, la acumulación de trabajo y la falta de una estrategia de seguimiento impide a los odontólogos llevar a cabo una buena gestión de las relaciones con los clientes.

Esta falta de comunicación puede estar relacionada con muchos aspectos:

  • Presupuestos que terminan con un “me lo voy a pensar” del paciente y nunca más se supo.
  • Pacientes que tienen pendiente una cita, pero que por alguna razón no pueden acudir y no llegan a volver a hacer una reserva.
  • Antiguos clientes a los que hace tiempo que no ves, pero les convendría pasarse por la clínica para la limpieza anual.

En otras palabras, es importante que la clínica dental sea cercana y muestre verdadero interés por el paciente y sus necesidades.

Una tarea que es muy compleja de realizar en medio de la vorágine del día a día.

Sin embargo, la tecnología puede ayudarnos a gestionar mejor nuestras relaciones con los pacientes, de cara a que podamos darles un seguimiento más personalizado.

Cómo te ayuda un software de gestión a hacer un seguimiento de pacientes

Muchas veces el software que utilizamos en las clínicas dentales está relacionado con aspectos administrativos.

  • La gestión de la contabilidad
  • Historial clínico de pacientes
  • Elementos administrativos
  • Etc.

A veces esos programas ni siquiera están enfocados directamente a clínicas dentales, por lo que es un software genérico que no nos ayuda en el área de marketing, ni a realizar campañas específicos, ni a realizar un seguimiento eficaz de los pacientes y su situación.

Tú necesitas, sin embargo, un software integral enfocado en el paciente, que te permita gestionar los aspectos más administrativos y operativos, pero también de los relacionados con el marketing.
Este tipo de software de gestión vertical se llama software de gestión de clínicas y permite que puedas hacer un mejor seguimiento de tus clientes.

¿Qué ocurre cuando no haces un buen seguimiento de tus pacientes?

En las clínicas dentales, suele haber temporadas en las que hay picos de trabajo, donde estás prácticamente desbordado, pero otras en las que no hay reservas.

También hay momentos en los que se cancelan reservas, lo cual supone también una disminución en los ingresos.

Como ya sabes, conseguir un cliente nuevo es mucho más complicado que fidelizar a los clientes que ya han confiado en ti. Esto pasa en todo tipo de empresas y también en el sector de las clínicas dentales.

Seguramente, una de tus luchas sea no sólo hacer operativas como empastes, extracciones y ortodoncias, sino también hacer pedagogía y conseguir que los clientes muestren mayor compromiso en el cuidado de la salud bucodental.

Cuando no haces un buen seguimiento de los pacientes, te encuentras sin embargo con varios problemas:

  • Falta de fidelización. No siempre logras fidelizar a tus clientes por la falta de comunicación. El cliente tiende a preocuparse por aspectos “correctivos” y no de “prevención” de problemas de salud dental.
  • Poca personalización. Si no conoces bien a tus pacientes ni mantienes el contacto, estos pueden tener a olvidarse de su salud dental, cuando a lo mejor necesitan un trato más cercano y personalizado con su dentista.
  • Falta de clientes. Hay épocas en las que estás desbordado de trabajo, mientras que en otras se reducen los ingresos.
  • Austencia de una estrategia de marketing. No tienes una estrategia de marketing que te permita hacer campañas en las épocas de menos afluencia de público para mantener el crecimiento.

En definitiva, necesitas una herramienta de gestión para tu clínica integral, que te permita hacer un seguimiento del historial del paciente, pero también tener constancia de la última comunicación con él, los elementos que quedan pendientes, etc.

Con esto no queremos decir que debas ser demasiado insistente, sino simplemente informar y mostrar un trato cercano que ayude a los pacientes a sentir que tenemos cuidado de su salud y que no nos hemos olvidado de ellos.

Gestiona el historial de tus pacientes y tus campañas de marketing

El historial de los pacientes ayuda a los profesionales a saber cómo deben intervenir; a priorizar determinadas acciones y conocer el estado de los pacientes.

Esta herramienta operativa te permite hacer un seguimiento de los pacientes para que puedas ahorrar tiempo y ganar en productividad, ya que no tendrás que volver a empezar de cero en cada consulta si no recuerdas la situación en la que se encuentra tu cliente.

Sin embargo, esta funcionalidad que te ofrece tu software de gestión Nubimed no es la única ventaja orientada a hacer un seguimiento eficaz de tus pacientes.

También puedes hacer un seguimiento por e-mail o SMS para que puedas desarrollar tus campañas y mantener el contacto con tus antiguos clientes.

Podrás así segmentar tu lista de pacientes para enviarles mensajes relacionados con sus necesidades. Por ejemplo, alguien a quien se ha extraído una pieza en tu consulta, probablemente pueda estar interesado en tus ofertas de implantes.

De esta manera, las personas podrán recibir una información comercial más precisa y tendrás la oportunidad de que los clientes puedan seguir dedicando el tiempo y el compromiso necesario a acudir a tu consulta.

Crea una ruta de seguimiento para tus pacientes

Como profesional de la odontología y director de una clínica dental, sin duda tendrás muy claro que cada paciente necesita una hoja de ruta.

Crear un buen sistema de comunicación con los clientes y llevar una buena base de datos te ayudará a poder conocerlos mejor y fidelizarlos a lo largo del tiempo.

Si estamos preocupados por la salud buco-dental de nuestros pacientes, lo justo seria que sepamos comunicárselo al cliente de la manera adecuada. Hacerles entender que ir al odontólogo no es sólo una opción, o un sitio al que sólo hay que acudir en caso de extrema necesidad, sino que es una responsabilidad compartida.

Nubimed es un software de gestión de clínicas en el que ayudamos a odontólogos y dentistas a llevar una mejor gestión de sus pacientes. Empezar a utilizar un software especializado puede ayudarte a gestionar mejor las relaciones con tus pacientes y potenciar el crecimiento de tu clínica.

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