En Nubimed existe la opción de realizar la firma de consentimientos informados o cualquier otro tipo de documento con antelación. Hay ocasiones en las que es necesario que el documento de consentimiento sea firmado antes de la intervención, una aplicación de gestión de clínicas que entre sus funcionalidades contenga la posibilidad de enviar documentos a los pacientes para que sean firmados es imprescindible para algunas especialidades médicas.

¿Quién debe firmar el consentimiento informado?

Un consentimiento informado debe ser firmado por el paciente con el que se procederá a la intervención o tratamiento. En caso de que el paciente sea menor de edad o no este capacitado para firmar este tipo de documentos, el consentimiento informado deberá ser firmado por el tutor legal en representación del paciente.

¿Con qué antelación debe el paciente firmar el consentimiento informado?

En España cada comunidad autónoma regula el número de horas que debe firmarse un consentimiento antes de cualquier operación. Si bien es cierto que una buena práctica es entregar el consentimiento mínimo 24 horas antes para que el paciente tenga tiempo suficiente para leer y comprender lo que contiene el documento.

¿Cómo firmar el documento sin que el paciente esté presente en la clínica?

Para que el paciente pueda firmar el consentimiento sin estar presente en el centro, se debe utilizar tecnología de firma remota. A continuación vamos a explicar en tres pasos como debe funcionar:

1. Generación del documento: El emisor del documento, en este caso la clínica, generará el documento personalizado para el paciente y lo enviará mediante correo electrónico.
2. Recepción del email. El paciente recibe un mail con un enlace al documento. En este momento el paciente podrá leer el documento, revisarlo y aceptarlo.
3. Firma del documento. Para garantizar la seguridad, el servicio debería usar OTP (One-Time Password), este tipo de firma digital se realiza a través del envío de un código de un solo uso al firmante y su validez es temporal. El medio más habitual para el envío de este tipo de códigos es vía SMS.

La Unión Europea reconoce tres tipos de firma digital o firma electrónica. Junto con la firma electrónica avanzada también disponemos de la simple y la cualificada. En las siguientes líneas vamos a explicar como se definen y en qué se diferencia según el Reglamento (UE) Nº 910/2014.

Este Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS, tiene el mismo objetivo que la Directiva anterior: crear un clima de confianza que haga posible y refuerce el comercio electrónico y las transacciones digitales en la UE. Lo que pretende no es más que eliminar cualquier tipo de barrera o duda sobre las transacciones electrónicas que existen entre países miembros. Existía otra directiva anterior que regulaba la firma electrónica pero lamentablemente esa directiva no podía aplicarse a todos los países miembros ya que prevalecía la ley de cada uno de ellos. Este hecho complicaba mucho el reconocimiento y la validez de la firma electrónica en los diferentes estados y tribunales de la UE.

¿Cuales son los tipos de firma digital?

Se definen tres tipos de firma electrónica: firma electrónica simple, avanzada y cualificada. Además se reitera que cualquiera de estos tipos son legalmente vinculantes y admisibles como pruebas válidas antes cualquier tribunal. En el artículo 25.1

“no se negarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.”

Vamos a repasar los tres tipos de firmas electrónicas que se recogen el Reglamento (UE) Nº910/2014

• Firma electrónica: “los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.” Es decir, una imagen de la firma asociada a un documento que no es modificable. Sería similar a cualquier firma manuscrita
• Firma electrónica avanzada: “la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26.” y estos requisitos son:
  • estar vinculada al firmante de manera única.
  • permitir la identificación del firmante.
  •  haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
  • estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación posterior de los mismos sea detectable.
• Firma electrónica cualificada: “una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.”. Es decir, el dispositivo con el que se realiza la firma debe ser un dispositivo con un certificado dígital.

¿Cuales son las diferencias entre cada una de las firmas electrónicas?

La firma electrónica simple es fácil y rápida. Tan solo es necesaria la firma manuscrita y además también puede hacerse marcando una casilla o introduciendo un código PIN. Esta firma no permite identificar al firmante de forma inequívoca igual que sucede en la firma manuscrita en la que siempre necesitaremos de un tercero para la identificación del que firmó el documento.

La firma electrónica avanzada tiene un nivel de seguridad superior a la firma digital simple. Para poder realizar esta firma es necesario un dispositivo (Tablet, smartphone, etc…) que sea capaz de recoger un gran volumen de información (velocidad de la firma, presión, datos biométricos del grafo, etc…) además de realizar un sellado de tiempo.

En la firma electrónica cualificada obtenemos un nivel más de seguridad, pero su uso esta entorpecido por la necesidad de obtener un certificado cualificado para la firma electrónica (DNIe) y además de un dispositivo certificado también. Este tipo de firma digital suele limitarse a trámites que se realizan con las administraciones públicas, como Hacienda o la Seguridad Social.

La firma electrónica es una tecnología que se empieza a implementar a la hora de permitirte desempeñar cualquier burocracia que necesites realizar dentro del sector sanitario. La integración de este tipo de signatura digital es un paso más en la búsqueda de agilizar la documentación y eliminar lo máximo posible el papel en la gestión de las consultas médicas.

Cómo se integra la firma con el software para médicos

El consentimiento informado es uno de los documentos que forman parte de tu historia clínica a la hora de acudir a un servicio del sector de la sanidad. Es un acto por el que, como paciente, autorizas de forma voluntaria y con plena libertad la práctica por parte de los médicos de una intervención sanitaria. El documento especifica que antes deben haberte explicado las características y detalles de dicha intervención. Con dicho consentimiento informado se prueba que has entendido la información proporcionada y que la has aprobado en plena facultad de conciencia. Como es comprensible, si este procedimiento se gestiona mal, las consecuencias para los profesionales médicos y el mismo centro sanitario pueden ser muy graves, y las responsabilidades civiles pasar por varios grados, llegando incluso a ser de carácter penal en algunos casos.

A la hora de solicitarte como paciente dicho consentimiento, la mayor parte de los centros de salud siguen utilizando documentos en papel, aunque desde la ley 41/2002 sobre derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica para el paciente se permite el uso de medios digitales para realizar el archivo de las historias clínicas.

De hecho, el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad de nuestro país impulsa desde el año 2017 un proyecto de Historia Clínica Digital dentro del Sistema Nacional de Salud. Con ello, se pretende garantizar que todo ciudadano o profesional de la sanidad disponga de acceso electrónico a la documentación clínica necesaria en cada momento.

La transformación digital de los centros de salud, con la integración de distintas soluciones de software para médicos, contribuye a que los médicos puedan responder a las necesidades de sus pacientes. De esta forma, además de aliviar la demora y la complicación documental de las gestiones, también se consigue una reducción de los costes económicos. En estos nuevos procesos digitales se empiezan a utilizar las herramientas de firma electrónica, con las que se permite generar documentos electrónicos de completa validez legal usando la firma del paciente sobre una tablet, un teléfono móvil o en un ordenador que gestione el trámite entre el personal médico y el interesado.

Cómo funciona el consentimiento informado digital

El consentimiento informado digital es un nuevo tipo de gestión informática que tiene por objetivo proporcionar una serie de ventajas: económicas, de papeleo y a la hora de poner en práctica cualquier trámite. Sin embargo, las herramientas de consentimiento digital necesitan cubrir las implicaciones legales que acarrea el procedimiento tradicional, y ofrecer cobertura ante las posibles reclamaciones.

El consentimiento informado no exculpa a un responsable sanitario por una mala práctica, pero es un documento que se debe presentar siempre firmado como prueba de que el paciente fue informado de los riesgos de una intervención y que los aceptó de manera consciente y expresa. Esto quiere decir que, en esencia, el consentimiento informado sirve para demostrar la autenticidad de la firma del paciente, y el formato, físico o digital, no es tan relevante. Lo que importa en esta gestión es que un perito caligráfico pueda certificar que no ha habido alteración fraudulenta en el documento, proporcionando un análisis de autenticidad sobre la autoría verdadera de la firma del paciente.

Las herramientas de consentimiento informado digital, además de facilitar que quede fuera de toda duda que un paciente ha leído y comprendido los detalles de una intervención, aceptándolos con su firma, también necesitan garantizar que no ha sufrido alteraciones en su contenido tras la signatura, y que en todo momento se podrá recuperar para su lectura y para la puesta en marcha de procedimientos que sirvan para acreditar toda autenticidad e integridad.

Qué es la firma electrónica avanzada

La firma de tipo electrónico avanzada sirve para realizar la captura de datos biométricos, como puede ser el uso del sello de tiempo que sirve para establecer el momento de una firma. Este tipo de signatura electrónica avanzada nos proporciona seguridad a la hora de llevar a cabo una transacción electrónica para los pacientes, especialmente cuando se trata de un consentimiento informado. El autor de la firma queda completamente identificado, con lo que se certifica la integridad del documento para el que dio su expreso consentimiento, y que no ha sufrido alteración alguna desde el mismo momento de la signatura.

Gracias a la integración de la firma electrónica en los consentimientos informados, los centros de salud y toda clínica sanitaria puede proporcionarte un mejor servicio, más rápido y ágil, y reduciendo la posibilidad de pérdida de documentos.

Firma electrónica integrada en el software de Nubimed

El software de Nubimed ha sido diseñado y desarrollado conjuntamente con profesionales del sector. Por ello nuestra plataforma reúne todas las principales funcionalidades necesarias para el día a día de una clínica. Entre estas, incorpora el sistema de firma electrónica avanzada Vidsigner para poner en uso todos los beneficios de esta tecnología.

Tal como hemos visto en este artículo, esta funcionalidad tiene una gran utilidad en el día a día de las clínicas médicas, ya que facilita la gestión de documentación con los pacientes y, a la vez, brinda al proceso de la veracidad y seguridad necesaria para garantizar la integridad del documento.

En ocasiones, los pacientes de tu clínica deben validar y dar conformidad a los tratamientos médicos presupuestados. Para ello es necesaria la firma del propio paciente. Esto implica tener que imprimir el presupuesto en papel, entregárselo al paciente para que lo firme y guardarlo en un archivador. Por todo esto, en nuestro software para clínicas Nubimed hemos ampliado el alcance de la firma electrónica. y ofrecemos la funcionalidad de la firma digital de presupuestos.

Software para clínicas con firma digital de presupuestos (Ficha del Paciente)

Desde la ficha del paciente se puede seleccionar cualquier presupuesto que requiera su firma digital. Posteriormente, y en función de los servicios contratados de tu clínica, se podrá firmar el presupuesto de dos maneras.

• Tu clínica tiene contratado el servicio de firmas digitales con ViDSigner.

En este caso el software para clínicas Nubimed mostrará el presupuesto a firmar y una lista de los dispositivos configurados para la firma. Así, una vez firmado el presupuesto, se guardará en la ficha del paciente con la información biométrica de la firma. (Más información sobre el servicio de ViDSigner aquí)

• Tu clínica no tiene contratado el servicio de firmas digitales con ViDSigner.

En este otro caso el programa de gestión mostrará el presupuesto a firmar y un espacio para introducir la firma. Una vez firmado el presupuesto, se guardará en la ficha del paciente con la información gráfica de la firma. (Más información sobre la firma gráfica de documentos aquí)

Presupuestos firmados en la ficha del paciente

En la ficha del paciente se podrán consultar todos los presupuestos firmados. También se podrán consultar el resto de documentos importantes del paciente. Nuestro software para clínicas, guarda en este repositorio documental del paciente los presupuestos firmados. De este modo se pueden descargar a una carpeta local para archivarlos o para enviarlos por correo electrónico.

Desde Nubimed ® siempre apostamos por mejorar y ampliar las funcionalidades de nuestro software de gestión. Las opiniones de nuestros doctores y profesionales nos ayudan a mejorar el programa de gestión de clínicas. Si tiene alguna sugerencia estaremos encantados de conocerla.

Muchos de los documentos usados diariamente en la gestión de clínicas necesitan una firma para dar validez a su propósito. Los consentimientos informados y la aceptación de condiciones requieren la firma de los pacientes. Los registros de tratamientos y los historiales clínicos requieren la firma de los doctores. Los registros de visitas y los justificantes requieren la firma del personal de las clínicas, etc… Es por ello que cualquier programa de gestión, como un software dental, necesariamente debe ofrecer la funcionalidad de firma electrónica.

A continuación te mostramos todos los beneficios que supone tener una funcionalidad como la firma electrónica en la gestión de tu clínica. (Usaremos como ejemplo una clínica que utiliza Nubimed como software dental)

Nubimed como Software dental – Beneficio económico

Alguna vez hemos visto cómo al intentar imprimir un documento la impresora ha dejado de funcionar, las bandejas se han quedado sin papel o la tinta se ha agotado. Para evitar estas situaciones es imprescindible mantener al día el stock de papel y de tinta de impresora. Esto, además de suponer un evidente coste económico, supone también un coste en la planificación de los recursos de los que debe disponer una clínica.

La firma electrónica elimina por completo el coste en papel y en tinta de impresora para la firma de documentos, pudiendo firmar desde cualquier ordenador o dispositivo móvil equipado con un navegador y una conexión a internet. Un ratón o el propio dedo será suficiente para poder firmar electrónicamente documentos. Aún así, existen en el mercado una gran variedad de punteros capacitivos que harán las veces de bolígrafo para facilitar la firma.

Nubimed como software dental – Beneficio medioambiental

Hoy en día todos somos conscientes de que la industria papelera es una de las principales responsables de la deforestación de los bosques, con todo lo que ello supone. Cada hoja empleada para imprimir nos hace co-responsables de ese daño medioambiental.

Aunque cabe decir que el uso de papel reciclado está cada vez más extendido, la firma electrónica de documentos provoca una reducción drástica del uso del papel y esto, sin lugar a dudas, ayuda a la recuperación medioambiental.

Nubimed como software dental – Beneficio en tiempo y en espacio

Los documentos firmados necesitan estar archivados para mantener un orden coherente de la documentación. Estos archivadores, que físicamente ocupan gran cantidad de espacio, muchas veces están ubicados en armarios o en salas que suelen estar fuera de la zona habitual de trabajo. Mantener el orden documental requiere muchas veces desplazarse hasta la sala de archivadores y dejar allí el documento ocupando espacio.

Los documentos firmados electrónicamente son guardados de modo automático en servidores seguros. Una vez guardados son accesibles rápidamente y se mantienen organizados de un modo completamente personalizable.

Firma electrónica en software dental

Nubimed permite de una manera sencilla firmar electrónicamente cualquier documento. El modo de proceder es muy práctico y se puede resumir en dos pasos:

Crear una plantilla de documento

Desde la sección de administración de clínicas se pueden crear plantillas documentales con el texto deseado. Se pueden incluir campos para datos variables, como el nombre del paciente, o campos para el logo y la dirección de la clínica.

Justificantes, consentimientos, aceptación de condiciones, resumen de historiales clínicos… cualquier documento al que sea necesario acudir habitualmente puede crearse como una plantilla para que siempre esté disponible.

Utilizar firma electrónica en un documento

Desde la sección de clínicas se pueden firmar electrónicamente dos tipos de documentos de las plantillas creadas.

Documentos de clínica

La opción Plantillas de la sección Documentación permite seleccionar una de las plantillas creadas y firmarla electrónicamente. Esta opción registrará el documento firmado en el repositorio de documentos de la clínica. Desde ahí se podrá visualizar, descargar o imprimir tantas veces como sea necesario.

Justificantes o registros de visita son dos ejemplos de documentos de clínica que pueden firmarse electrónicamente con esta funcionalidad.

Documentos de pacientes

La opción Plantillas en la Ficha del Paciente de la sección Agenda/Pacientes permite seleccionar una de las plantillas creadas y firmarla electrónicamente. Esta opción registrará el documento firmado en el repositorio de documentos del paciente. Desde allí se podrá organizar en carpetas y visualizar, descargar o imprimir siempre que sea necesario.

Consentimientos o aceptación de condiciones son dos ejemplos de documentos de pacientes que pueden firmarse electrónicamente con esta funcionalidad.

Si por el contrario, crees que esta aplicación no cubre tus necesidades, estaremos encantados de conocer tu opinión al respecto.