En este artículo queremos darte algunas de las claves para que puedas mejorar la imagen corporativa de tu clínica. Más allá de las acciones de marketing online y offline que lleves a cabo, la organización y la gestión son determinantes para que puedas actuar con eficacia y profesionalidad.

Consejos para potenciar la imagen de tu clínica dental

Hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta para que tu clínica dental tenga una imagen y una reputación respetadas.

1. Lleva una buena gestión de la agenda

Uno de los aspectos que preocupan a los pacientes es la gestión de la agenda. Cumplir con los horarios y los plazos ayuda a que las personas no tengan que esperar demasiado en la sala de espera.

Una mala organización lleva a dilatar los tiempos, a que se produzcan más cancelaciones o a que se te presenten imprevistos ante los que no puedes hacer frente. En esta línea, tener una agenda de citas es un paso ineludible si queremos gestionar mejor nuestra sala de espera.

2. Aprovecha las nuevas tecnologías

Para diferenciarte de las clínicas más tradicionales, es importante aprovechar las nuevas tecnologías. Tengamos en cuenta que ahora tratamos con nuevas generaciones para las que es mucho más fácil y cómodo solicitar cita a través del móvil que acudiendo personalmente o llamando por teléfono.

Disponer de soluciones digitales que te ayuden a gestionar las citas, los recordatorios o incluso el envío de facturas y documentos de manera online hará que puedas conectar mejor con las nuevas generaciones, además de que te ayudará a ahorrar costes en papel.

3. Realiza un seguimiento de tus pacientes

El seguimiento que hacemos a nuestros pacientes es muy importante. No se trata sólo de prestar atención al paciente mientras se encuentra en la clínica, sino de aprovechar las ventajas de que disponemos sus datos de contacto para enviar recordatorios u otros mensajes en relación a su cita. Para llevar una buena relación con tus pacientes, lee el post Cómo ha de ser la comunicación con los pacientes.

Al realizar este seguimiento programado, no sólo conseguimos que las personas se acuerden de reservar en su agenda el día de la cita. Además mostramos interés para que el paciente pueda acceder a datos e información relacionada con su tratamiento, como su ficha técnica, receta electrónica, facturas, etc.

4. Mejora la comunicación interna

En una clínica dental, no sólo debes mostrar una buena imagen hacia fuera. La comunicación interna entre los miembros del personal adquiere una gran importancia para el desarrollo del trabajo.

Para mejorar la comunicación entre los empleados de la clínica, es importante trabajar con herramientas digitales que nos permitan planificar turnos y tareas asignadas, así como sincronizar calendarios para que cada miembro de la plantilla sepa lo que tiene que hacer.

5. Personaliza tus presupuestos

El presupuesto es mucho más que una nota con el tratamiento y el precio. Se trata de un documento útil para el paciente, que le permitirá conocer los próximos pasos que va a tener que dar. Por ejemplo, limpieza bucal, curetaje, extracción de una pieza, empastes…

Los presupuestos personalizados permiten reflejar un modo de hacer más organizado, con un diseño adaptado a la imagen corporativa de la clínica. Para generar confianza, debemos cuidar estos aspectos, ya que una clínica tradicional puede presentar los presupuestos en notas de papel o tarjetas que no reflejan el logotipo ni los detalles de contacto de la clínica.

6. Realiza campañas de marketing por e-mail

Aprovechar el e-mail marketing, de manera serena y respetuosa con la privacidad, ayuda también a que los pacientes tengan una imagen de tu clínica dental como un centro de confianza y con el que pueden mantener el contacto.

Herramientas como Mailchimp te permite enviar e-mails a tu lista de pacientes, cumpliendo con la normativa de protección de datos. Utilizar este tipo de canales no sólo hará que se perciba tu clínica dental como más moderna y adaptada a las nuevas tecnologías, sino que te ayudará a fidelizar a tus pacientes.

7. Trabaja con un software online

El uso que hacemos de la tecnología en nuestra clínica también es importante. En lugar de tener un programa de gestión instalado en un ordenador, si disponemos de varias áreas con ordenadores o cada dentista cuenta con un ordenador, es importante que todos puedan acceder a las fichas de paciente a través de un mismo software de gestión.

Esto permitirá que cada tarea se realice de manera más rápida y eficaz, lo que repercutirá en transmitir una buena imagen de tu clínica. Si el uso de los ordenadores en tu clínica es caótico, el TPV nunca funciona, o no puedes dar una factura a tus pacientes después del tratamiento, esto tendrá efectos en la imagen que estás generando a los usuarios de tus servicios.

8. Crea un buen ambiente laboral

Además de tener una clínica limpia, amplia y bien organizada, facilitar que haya un buen ambiente laboral tendrá también repercusión en los pacientes. Que cada persona se ocupe de un área diferente y haya una buena organización del trabajo influirá no sólo en el clima laboral de los empleados de la clínica, sino también en la satisfacción de los pacientes.

Cuando cuidas de los aspectos administrativos y organizacionales, tus empleados trabajan más cómodamente. Y son estos los que van a tratar con los pacientes de la clínica dental, con lo que al final todos los detalles influyen.

Gestiona tu clínica dental con Nubimed

Esperamos que estos consejos te ayuden a potenciar la imagen de tu clínica dental y asegurar una mejor gestión operativa y administrativa.

Trabajar con herramientas que funcionen ayuda a reducir el estrés y las preocupaciones de los dentistas, que podrán estar ocupados en la tarea que les corresponde. Una clínica donde todo funciona y está bien organizado es una clínica de éxito, ya que los pacientes y los empleados están más satisfechos.

Te invitamos a a darte de alta en Nubimed, tu software de gestión de clínicas online. Puedes darte de alta gratis y probar el programa durante 30 días.

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Esta falta de comunicación puede estar relacionada con muchos aspectos:

• Presupuestos que terminan con un «me lo voy a pensar» del paciente y nunca más se supo.
• Pacientes que tienen pendiente una cita, pero que por alguna razón no pueden acudir y no llegan a volver a hacer una reserva.
• Antiguos clientes a los que hace tiempo que no ves, pero les convendría pasarse por la clínica para la limpieza anual.

En otras palabras, es importante que la clínica dental sea cercana y muestre verdadero interés por el paciente y sus necesidades.

Una tarea que es muy compleja de realizar en medio de la vorágine del día a día.

Sin embargo, la tecnología puede ayudarnos a gestionar mejor nuestras relaciones con los pacientes, de cara a que podamos darles un seguimiento más personalizado.

Cómo te ayuda un software de gestión a hacer un seguimiento de pacientes

Muchas veces el software que utilizamos en las clínicas dentales está relacionado con aspectos administrativos.

• La gestión de la contabilidad
• Historial clínico de pacientes
• Elementos administrativos
• Etc.

A veces esos programas ni siquiera están enfocados directamente a clínicas dentales, por lo que es un software genérico que no nos ayuda en el área de marketing, ni a realizar campañas específicos, ni a realizar un seguimiento eficaz de los pacientes y su situación.

Tú necesitas, sin embargo, un software integral enfocado en el paciente, que te permita gestionar los aspectos más administrativos y operativos, pero también de los relacionados con el marketing.
Este tipo de software de gestión vertical se llama software de gestión de clínicas y permite que puedas hacer un mejor seguimiento de tus clientes.

¿Qué ocurre cuando no haces un buen seguimiento de tus pacientes?

En las clínicas dentales, suele haber temporadas en las que hay picos de trabajo, donde estás prácticamente desbordado, pero otras en las que no hay reservas.

También hay momentos en los que se cancelan reservas, lo cual supone también una disminución en los ingresos.

Como ya sabes, conseguir un cliente nuevo es mucho más complicado que fidelizar a los clientes que ya han confiado en ti. Esto pasa en todo tipo de empresas y también en el sector de las clínicas dentales.

Seguramente, una de tus luchas sea no sólo hacer operativas como empastes, extracciones y ortodoncias, sino también hacer pedagogía y conseguir que los clientes muestren mayor compromiso en el cuidado de la salud bucodental.

Cuando no haces un buen seguimiento de los pacientes, te encuentras sin embargo con varios problemas:

• Falta de fidelización. No siempre logras fidelizar a tus clientes por la falta de comunicación. El cliente tiende a preocuparse por aspectos «correctivos» y no de «prevención» de problemas de salud dental.
• Poca personalización. Si no conoces bien a tus pacientes ni mantienes el contacto, estos pueden tener a olvidarse de su salud dental, cuando a lo mejor necesitan un trato más cercano y personalizado con su dentista.
• Falta de clientes. Hay épocas en las que estás desbordado de trabajo, mientras que en otras se reducen los ingresos.
• Austencia de una estrategia de marketing. No tienes una estrategia de marketing que te permita hacer campañas en las épocas de menos afluencia de público para mantener el crecimiento.

En definitiva, necesitas una herramienta de gestión para tu clínica integral, que te permita hacer un seguimiento del historial del paciente, pero también tener constancia de la última comunicación con él, los elementos que quedan pendientes, etc.

Con esto no queremos decir que debas ser demasiado insistente, sino simplemente informar y mostrar un trato cercano que ayude a los pacientes a sentir que tenemos cuidado de su salud y que no nos hemos olvidado de ellos.

Gestiona el historial de tus pacientes y tus campañas de marketing

El historial de los pacientes ayuda a los profesionales a saber cómo deben intervenir; a priorizar determinadas acciones y conocer el estado de los pacientes.

Esta herramienta operativa te permite hacer un seguimiento de los pacientes para que puedas ahorrar tiempo y ganar en productividad, ya que no tendrás que volver a empezar de cero en cada consulta si no recuerdas la situación en la que se encuentra tu cliente.

Sin embargo, esta funcionalidad que te ofrece tu software de gestión Nubimed no es la única ventaja orientada a hacer un seguimiento eficaz de tus pacientes.

También puedes hacer un seguimiento por e-mail o SMS para que puedas desarrollar tus campañas y mantener el contacto con tus antiguos clientes.

Podrás así segmentar tu lista de pacientes para enviarles mensajes relacionados con sus necesidades. Por ejemplo, alguien a quien se ha extraído una pieza en tu consulta, probablemente pueda estar interesado en tus ofertas de implantes.

De esta manera, las personas podrán recibir una información comercial más precisa y tendrás la oportunidad de que los clientes puedan seguir dedicando el tiempo y el compromiso necesario a acudir a tu consulta.

Crea una ruta de seguimiento para tus pacientes

Como profesional de la odontología y director de una clínica dental, sin duda tendrás muy claro que cada paciente necesita una hoja de ruta.

Crear un buen sistema de comunicación con los clientes y llevar una buena base de datos te ayudará a poder conocerlos mejor y fidelizarlos a lo largo del tiempo.

Si estamos preocupados por la salud buco-dental de nuestros pacientes, lo justo seria que sepamos comunicárselo al cliente de la manera adecuada. Hacerles entender que ir al odontólogo no es sólo una opción, o un sitio al que sólo hay que acudir en caso de extrema necesidad, sino que es una responsabilidad compartida.

Nubimed es un software de gestión de clínicas en el que ayudamos a odontólogos y dentistas a llevar una mejor gestión de sus pacientes. Empezar a utilizar un software especializado puede ayudarte a gestionar mejor las relaciones con tus pacientes y potenciar el crecimiento de tu clínica.

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Tanto si posees una clínica dental como si trabajas en ella o llevas su gestión, las siguientes aplicaciones de software dental van a ser de tu interés para facilitar tu jornada laboral.

5 apps de software dental para profesionales de la salud oral

Existen multitud de aplicaciones en todos los sectores, y en el de la salud oral también. Hay algunas que tratan este tema de manera exclusiva y otras que lo hacen junto con otras especialidades, pero hacen hincapié en el ámbito dental y lo tocan en profundidad.

Hoy queremos mostrarte cinco de las más destacables para que, aunque no seas un experto en tecnología, puedas tener un día a día laboral mucho más sencillo.

1. ToothBrush Timer

Esta aplicación está completamente enfocada a mantener de forma adecuada la salud oral de cada paciente, lo cual es imprescindible para que los tratamientos dentales a los que se van a someter sean realmente exitosos.

La aplicación consta de un cronómetro que indica el tiempo correcto de cepillado junto con una animación en la que te va indicando qué pieza has de cepillarte en cada instante.

Además, gracias a esta app dental podrás recordar cuándo visitaste a tu especialista por última vez o cuándo compraste el cepillo con el que realizas tu higiene dental diaria.

2. ePocrates

Es una de las mejores aplicaciones de medicina, gratuita en su versión básica y de la que puedes encontrar cuatro versiones diferentes. Es una biblioteca clínica online de referencia para profesionales que incluye diferentes funciones. Entre ellas podemos contar con diferentes guías tanto para comprobar las posibles interacciones entre medicamentos como para ofrecer información sobre las formulaciones de los diferentes fármacos o simplemente una guía de medicamentos.

En la pantalla principal podrás encontrar la opción de buscar en diferentes pestañas: tablas (TBL), centros de recursos (RC), pruebas de laboratorio (Lab), enfermedades infecciosas (ID), fármacos (Rx) o enfermedades (Dx). Además brinda la oportunidad de recibir actualizaciones sobre noticias médicas de manera gratuita.

3. Lexi Dental

La app Lexi-Dental, es la versión completa de la app Lexi-Comp, es decir, es una completa biblioteca de recursos odontológicos en la que no se escatima información acerca de los fármacos o de sus efectos, así como las imágenes a todo color sobre una gran cantidad de procedimientos. También se encuentra información sobre los procedimientos de diagnóstico y de laboratorio, un consultorio dental a modo de manual de emergencia, un diccionario médico de Stedman, información relativa a numerosos productos naturales, las condiciones y recursos de los pacientes y otra serie de características.

Aunque la aplicación se puede descargar de forma totalmente gratuita, has de saber que tendrás una versión de prueba para un mes, es decir, únicamente 30 días. Su suscripción anual tiene un coste aproximado de 285 dólares.

4. Dental Spanish Guide

El diseño de esta aplicación está concebido para poder facilitar la comunicación entre pacientes de habla hispana y profesionales de la odontología de lengua materna inglesa.

Esta aplicación consta de más de 650 audios relacionados con temas dentales que ayudan a favorecer la comunicación entre el paciente y el odontólogo. De esta forma  se permite la interacción entre ellos cuando el idioma no se maneja a la perfección.

En estos momentos se está desarrollando una aplicación en modo inverso para que sean los pacientes de habla inglesa los que puedan comunicarse con un profesional de habla hispana.

5. ​Dental Patient Education

Esta app está enfocada en educar al paciente. Cuenta con animaciones para que los dentistas profesionales puedan comunicar de forma efectiva cuáles son las condiciones dentales y qué tipo de tratamientos deben seguir cada uno de sus pacientes.

En la versión Lite encontrarás toda la funcionalidad anatómica, con vistas de 360 grados en la mandíbula inferior y permitiendo a sus usuarios revelar las capas musculares, nervios faciales, vasos sanguíneos y las estructuras esqueléticas.

También se pueden apreciar individualmente las piezas dentales con vistas inferiores y superiores. Cada una de las estructuras fijadas incluyen precisas descripciones y su pronunciación en un audio. También se puede aprender el funcionamiento de la articulación y el movimiento muscular.

Para concluir podemos decir que la tecnología ha llegado para quedarse en el sector de la salud. Contar con una app dental que te haga la vida más sencilla es más fácil de lo que parece, y solo hay que ver estos cinco ejemplos para comprobarlo. ¿Te sumas al mundo digital?

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